今天

从注册处看南洋大学(回忆录)

19/08/17

作者/来源:符懋濂(2017年8月4日)

从1960年1月到1965年6月,我一直在南洋大学注册处(The Registrar’s Office)工作:前三年是全职文员,后二年半是兼职文员(工读生)。五年半的工作,让我深入了解南大注册处的行政状况。

南大注册处原名教务处,在大学行政管理系统中居于最重要位置,可以说是南大行政的神经中枢 。注册处由注册主任(The Registrar )来掌管,其学术地位很高,行政权力很大,仅次于校长,拥有全校教职员聘用权<注1>。在毕业典礼上或其它场所,注册主任都是和文理商三院院长平起平坐,可见其学术地位之高。他们都是拥有行政经验的大学教授级精英分子。

我进入注册处时,注册主任是著名经济学家谢哲声教授。在他领导下,注册处建立了一套严密而高效的行政系统与规章制度。 主任之下是作为他左右手的秘书,处理日常书信往来、会议记录,以及保管全校教职员的个人档案。秘书之下设有三个工作小组,即课务组、考试组、学籍组,每组三名职员,由组长领导。组长都拥有学士学位,通晓双语,组员都是华校高中毕业生,是一支很优秀、很难得的团队。小组的分工仔细、合作无间,工作效率很高,给我留下非常深刻印象,也让我从中学到不少东西。

先谈谈分工。我所在的课务组,主要工作是:1)每年开学前,从各院系取得有关课程、任课教师等信息;2)然后编制各院系必修科、选修科课程表,供学生选课参照;3)根据学生所呈交的选课证 (卡片)<注2>,进行统计选课数据;4)根据学生选课统计数据,编制全校学生上课、教师授课时间表(含课室分配);5)利用学生选课证,审查其选修科目的上课时间有无冲突;6)编排年中考试与年终考试、补考时间表(含考场分配)。可见我们的工作相当繁重。

考试组的任务也不轻,主要包含1)抄写、打印、保管、分发年中考试、年终考试、入学考试的试题;2)布置考场,委派教师为主考官、监考员;3)检查答卷以确保没有遗漏评分,分数计算正确无误;4)登记各科测验+考试成绩,制作并分发成绩单给学生(每年两次);5)保管全校每名学生的成绩档案,计算他们的毕业总成绩。

学籍组的工作同样不简单,主要包括1)每年招生时,负责审查报考学生高中文凭 ,以确定其报考资格;2)审查新生报名申请表格,并且收取报名费用 ;3)设计各院系学生学籍表,供他们填写,而后长期保存,作为学生个人档案;4)制作、颁发学生证给全校学生,处理毕业生证明书(testimonials);5)处理学生退学、休学、留级、重修等事宜;6)填写大学学位文凭,编制毕业生名单。

从以上陈述,大家可以发现,三组的工作量都是因时而异,有时很繁忙有时较轻松。换言之,当一组特别忙碌时,其它两组通常比较轻松,所以在分工之后的合作就显得特别重要。例如:每年招生前后,学籍组都忙得团团转,课务组比较空闲,所以必须 参与招生工作。入学考试从开始到成绩揭晓,都是考试组牵头的全体总动员,才能保证如期完成任务。筹备毕业典礼也是如此,它是秘书领导下的三组人员的共同职责。值得一提的还有:主任对我们的工作表现非常满意,每年(至少一次、多则两次)自掏腰包,在当时最著名的北京饭店或新香港酒家(在新山),特设“庆功宴”慰劳注册处全体职工(包含司机、校工在内)。

至于南大注册处规章制度的严密性,我不妨举出几个实例,让事实来说话。实例一:各院系都设有必修科与选修科,后者分为全校选修与院系选修两种。英文、马来文、日文、法文、德文是提供给全校各年级选修的,而有些非语文性选修科目也可能出现“跨院 选修”现象,如中文系必修科《文字学》最受学生青睐,居然成了文理商三院学生的选修科。选课情况如此错综复杂,但其前提是上课时间必须允许,不能有一节冲突。我们得利用选课证核查一些特殊选课状况,一旦发现上课时间有冲突,即刻要求学生退选或改选,绝对没有例外。

实例二:考试的重要性不言而喻。这么多年来,南大从未发生试题错误或泄漏事故。你可知道注册处 如何处理试题保密?原来在考试前一周,两名职员就必须开始“坐月子”,即住进两室一厅的教职员宿舍, 开始 制作试题,即包括抄写、打字、校对、印刷、装订、密封、保管等工作。在考试结束前,他们不得离开宿舍半步,也不得和外界有任何联系、接触,一日三餐均由餐厅送到门口。考试结束后,试题即刻公开透明化,所有试题都按照院系分类,装订成册,并分发给校长室、 图书馆 、各院系办公室,任何“南大人”都可以查阅。

实例三:答卷审查与分数计算都是费时费力的工作,但我们一点也不马虎,因为“分数无小事”,小事会变成大事。考试答卷(含入学试)在评分完成后,都一律送到注册处审查、封存,以确保评分没有遗漏,加分绝对正确无误。登记分数也非常谨慎,一再核对,避免了任何错误。每一名毕业生的毕业总成绩,是以他七次年度考试(四次年中、三次年终)总平均分数,加上他毕业考成绩总分,各占50%来计算的。毕业总成绩决定毕业生名次,注册主任当然特别关注。当时未有电子计算器,分数计算都是靠手摇计算器来完成的,加上反复核对,所以工作量之大可想而知。

实例四:注册处既然是大学行政中心,它和校长办公室、各院系办公室、图书馆、总务处以及所有教师,都需要进行沟通、协作、来往,所以信息传达必不可少。在那个年代,电话还未普及,注册处和上述办公室之间虽有电话联系,但为了避免“口说无凭”,白纸黑字的书面信息传达成为全校遵照的规章制度。所有来往公函乃至便条,都需要送交对方签收,以确保不会出现所谓的“沟通中断”( communication breakdown )。 教师对于授课时间如有意见或特殊要求,也得以书面提出、并经注册主任批准,否则我们课务组一概不予受理。

或许有人会问,回忆录追述半个世纪前的往事,我因何记忆犹新?我想原因有两点:一是当时我很年轻,好记性是我的优点;另一是我在注册处长达五年多,工作每年都是周而复始,一再重复。

尽管南洋大学已不存在,但从我的真实回忆录中,大家不难回答:南大成立几年后,在行政管理上是否已经上了正轨?那些睁着眼睛说瞎话的局外人,假借所谓“报告书”来诋毁南大“行政紊乱”,究竟是何居心?他们是否应该受到董狐之笔的严厉批判?这也是今天研究南大历史者无法回避的问题。

<注1>教师是由系主任推荐、院长批准,再呈交注册主任审核并颁发聘书。

<注2>选课证分文理商三色,每式有三联:一联给注册处,一联给任课教师,一联学生保存。选课证内容除了选修科目、任课教师,还包含学生中英文姓名、性别、身份证号、学号、院系、年级等。

<注3> 有部分科目试题,得由任课教师提供打字好腊纸,并在印刷后进行校对。

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《新加坡文献馆》